Miten valita taloyhtiön hallintaohjelmisto – 7 asiaa jotka hallituksen kannattaa huomioida

Taloyhtiöiden arki digitalisoituu vauhdilla. Saunavuorot, vikailmoitukset ja tiedotteet hoituvat nykyään sovelluksella nopeammin kuin paperilapuilla, sähköposteilla tai puheluilla.

Vaihtoehtoja on kuitenkin paljon, eikä kaikkien järjestelmien käyttöönotto onnistu yhtä hyvin. Väärä valinta voi jäädä vähälle käytölle ja tuntua turhalta kululta.

Tähän artikkeliin on koottu seitsemän käytännön asiaa, jotka hallituksen kannattaa tarkistaa ennen päätöstä. Kun perusasiat ovat kunnossa, ohjelmisto oikeasti helpottaa arkea ja säästää aikaa.

1. Helppokäyttöisyys ratkaisee onnistumisen

Taloyhtiössä asuu hyvin erilaisia ihmisiä. Osa käyttää sovelluksia päivittäin, osa harvemmin. Jos järjestelmä vaatii ohjekirjan tai erillistä koulutusta, käyttöaste jää väkisinkin matalaksi.

Hyvä taloyhtiösovellus toimii niin yksinkertaisesti, että kuka tahansa osaa varata saunan tai tehdä ilmoituksen muutamassa sekunnissa. Sovelluksen pitäisi toimia sujuvasti puhelimella, olla selkeällä suomen kielellä ja vaatia mahdollisimman vähän klikkauksia.

Mitä helpompi käyttää, sitä todennäköisemmin asukkaat myös käyttävät sitä. Silloin investointi maksaa itsensä takaisin.

2. Pelkkä selainversio ei riitä

Suurin osa arjen asioista hoidetaan nykyään puhelimella. Tietokonetta ei avata siksi, että pitäisi ilmoittaa rikkoutuneesta lukosta tai perua saunavuoro.

Siksi mobiilisovellus on käytännössä välttämätön. Kun ilmoituksen voi tehdä heti paikan päällä ja vaikka liittää mukaan kuvan, asiat lähtevät nopeammin liikkeelle.

Toimiva ratkaisu tarjoaa erilliset sovellukset iPhonelle ja Androidille sekä ilmoitukset, jotka kertovat tärkeistä tiedotteista ja päivityksistä. Kun tieto kulkee reaaliajassa, myös ongelmat ratkeavat nopeammin.

3. Vikailmoitusten hallinta tuo suurimmat säästöt

Monessa taloyhtiössä viat ilmoitetaan edelleen sähköpostilla, puhelimitse tai viesteillä. Lopputulos on helposti sekava. Osa ilmoituksista katoaa, sama asia ilmoitetaan useaan kertaan ja asukas jää epätietoiseksi siitä, onko mitään tehty.

Yhteinen vikailmoitusjärjestelmä selkeyttää tilanteen heti. Asukas tekee ilmoituksen puhelimella, liittää mukaan kuvan ja näkee myöhemmin, missä vaiheessa korjaus etenee. Huolto saa tiedon suoraan ja hallitukselle jää selkeä historia tehdyistä töistä.

Käytännössä tämä vähentää turhia puheluita ja sähköposteja merkittävästi. Jo pelkästään tämän ominaisuuden takia moni taloyhtiö siirtyy digitaaliseen järjestelmään.

4. Toimiva varausjärjestelmä vähentää turhaa säätöä

Saunavuorot, pesutupa ja yhteiset tilat aiheuttavat helposti epäselvyyksiä, jos varauksia hallitaan paperilistoilla tai irrallisilla kalentereilla.

Digitaalinen varauskalenteri näyttää tilanteen reaaliajassa ja tekee käytöstä läpinäkyvää. Asukas näkee vapaat ajat heti, ja järjestelmä voi automaattisesti rajoittaa varausten määrää, huolehtia peruutusajoista ja jättää väliin siivoustauon.

Kun säännöt ovat kaikille samat ja näkyvissä, väärinkäsitykset ja riitatilanteet vähenevät. Samalla hallituksen ei tarvitse selvittää, kuka varasi mitäkin ja milloin.

5. Viestintä yhdessä paikassa

Perinteinen ilmoitustaulu jää monelta huomaamatta. Digitaalinen viestintäkanava kokoaa kaiken yhteen paikkaan. Tiedotteet menevät suoraan puhelimeen, ja viestejä voidaan kohdentaa esimerkiksi tietylle rapulle tai ryhmälle. Samasta paikasta löytyvät myös vanhat tiedotteet, dokumentit ja pöytäkirjat.

Kun tieto löytyy helposti ja kulkee nopeasti, väärinkäsitykset vähenevät ja hallituksen työ kevenee.

6. Tietoturvaa ei kannata sivuuttaa

Taloyhtiön järjestelmä sisältää henkilötietoja, kuten nimiä, yhteystietoja ja asumiseen liittyviä tietoja. Taloyhtiö toimii rekisterinpitäjänä ja on vastuussa siitä, että tiedot käsitellään asianmukaisesti.

Siksi on tärkeää selvittää, missä data säilytetään, miten kirjautuminen on suojattu ja täyttääkö palvelu GDPR-vaatimukset. On myös hyvä varmistaa, että tietoja voidaan poistaa pyynnöstä ja että palveluntarjoaja toimii EU:n lainsäädännön piirissä.

Tietoturva ei ole lisäominaisuus vaan perusedellytys.

7. Hinta, käyttöönotto ja asiakastuki

Hinnoittelumallit vaihtelevat paljon. Osa palveluista veloittaa asuntokohtaisesti, osa kiinteällä kuukausimaksulla. Pelkkä kuukausihinta ei kuitenkaan kerro koko totuutta.

Kannattaa tarkistaa, sisältyykö hintaan käyttöönotto, koulutus ja tuki. Jos apua ei saa nopeasti ongelmatilanteissa, säästetty euro voi muuttua nopeasti ylimääräiseksi työksi hallitukselle.

Monelle taloyhtiölle tärkeintä on, että järjestelmä toimii arjessa luotettavasti ja että apua saa tarvittaessa helposti suomeksi.

Yhteenveto

Hyvä taloyhtiön hallintaohjelmisto ei ole vain tekninen työkalu. Sen tehtävä on vähentää manuaalista työtä, selkeyttää viestintää ja helpottaa sekä asukkaiden että hallituksen arkea.

Kun järjestelmä on helppokäyttöinen, toimii puhelimella ja kattaa tärkeimmät toiminnot, siitä tulee aidosti hyödyllinen osa taloyhtiön päivittäistä toimintaa.

Käytännössä paras tapa tehdä päätös on kokeilla palvelua ennen sitoutumista. Testijakso kertoo nopeasti, sopiiko ratkaisu juuri oman taloyhtiön tarpeisiin.